Principales funciones del proceso de comunicación en las organizaciones

Funciones de la Comunicación

La comunicación cumple cuatro funciones principales en un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información. La comunicación es eficaz para controlar la conducta de los miembros al fomentar la motivación. La misma proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y de satisfacción de necesidades sociales que facilita la toma de decisiones.

Motivación

Los gerentes usan la comunicación para motivar a los trabajadores para lograr el máximo rendimiento. Al aclarar las expectativas de los empleados y proporcionar incentivos para cumplir o superar las expectativas, la comunicación puede ayudar a las empresas a alcanzar objetivos específicos.

Control

Una empresa utiliza la comunicación como una forma de mantener el control sobre los trabajadores y su entorno de trabajo. Las políticas escritas y los procedimientos de recursos humanos dictan cómo se les permite a los empleados actuar en el lugar de trabajo.

Interacción

La comunicación permite que los empleados interactúen con los clientes y entre sí. Un departamento de servicio al cliente se comunica con los clientes para ayudarles a resolver los problemas. Una carta de negocios puede ser utilizada para introducir una empresa a un cliente potencial

Suministro de información

La información está dispersa en toda la organización a través de la comunicación escrita o verbal. Un representante o propietario de una empresa de recursos humanos puede enviar una nota explicando el cambio del plan de salud de la compañía. Una reunión de negocios puede ser utilizada como una manera de comunicar un nuevo procedimiento de la oficina.

Proporcionar una retroalimentación

La comunicación permite a los empleados, gerentes y dueños de negocios dar y recibir información sobre los cambios que se están considerando o que ya han sido implementadas.

Desafíos específicos de la comunicación oral, escrita y no verbal.

Comunicación oral. La principal desventaja de la comunicación oral surge siempre que un mensaje debe pasar a través de varios individuos: cuanto menos personas, mayor será el potencial de distorsion.

Comunicación escrita. Los mensajes escritos tienen sus desventajas. Consumen tiempo, ya que, por ejemplo, se transmite mucha mas información a un profesor en un examen en una hora de examen oral, que en una hora de examen escrito.

Comunicación no verbal. Alguien que consulta con frecuencia su reloj envía un mensaje de que preferiría terminar la conversación.

Formas principales de la comunicación electrónica( beneficios y desventajas específicos)

Comunicación electrónica

Correo electrónico. El correo electrónico utiliza Internet para transmitir y recibir textos y documentos generados por computadora. Desventajas, saturación de correo, errónea interpretación del mensaje, sus ventajas son que los mensajes se escriben, editan y almacenan con rapidez, se envían a una persona o a miles con un solo click, se leen pro completo según la conveniencia de quien los escribe y el costo de enviar mensajes de correo electrónico formales es una fracción del costo de imprimir, copiar y distribuir una carta o folleto comparable.

Chat de video

Con el desarrollo de las cámaras web se produjo el chat de video. El chat de video es la nueva forma de conversación telefónica, donde puedes ver, literalmente, a la persona a quien le estás hablando. Las cámaras web a veces se unen a la computadora de una persona o son la parte de un dispositivo externo que puede ser conectado a tu monitor de la computadora.

Ventajas: Siempre que tengas una conexión a Internet, una cámara web y un software de video chat, el chat de video te permite hablar con cualquier persona en cualquier parte del mundo.

Desventajas: si no se cuenta con buena conexión a internet se verá distorsionado el video, se deben descargar ese tipo de programas.

Blogs

El blogging es un tipo de diario en línea que te permite mantenerte actualizado con el día a día de la vida de tus amigos y familiares. Los blogs suelen actualizarse a menudo (a veces varias veces al día) y pueden cubrir todos los aspectos de la vida de una persona y los intereses o concentrarse en un tema específico (es decir, los deportes, la moda, etc). Los blogs permiten a la gente a seguir, comentar y compartir actualizaciones con otros.

Redes sociales

Las redes sociales permiten a las personas mantenerse en contacto entre sí a través de actualizaciones de estado, fotos, comentarios y mensajes. A través de sitios de redes sociales como Twitter, Facebook, Linked In y MySpace, la gente puede ver lo que sus amigos están haciendo en todo momento y comentar sobre sus actividades. Aunque las redes sociales pueden ser utilizadas como una forma de comunicación entre familiares y amigos, negocios y celebridades también han permitido a los aficionados seguir a través de las páginas de fans en Facebook y actualizaciones de estado (tweets) de sus cuentas de Twitter. Linked In se utiliza principalmente como una red de trabajo entre colegas y contactos.

Fuentes: